Fraude en fouten met facturen komt op grote schaal voor. Jaarlijks verliezen organisaties hierdoor alleen al in Nederland honderden miljoenen euro’s.

Geschat wordt dat zo’n 3 tot 5% van alle facturen fouten bevatten (al dan niet bewust gemaakt). Voor veel organisaties is dit echter een blinde vlek; zij zijn zich niet bewust van de fraude die plaatsvindt. Of zien geen mogelijkheid om alle facturen handmatig te controleren.

nhoud wissel

DOCSS is een softwaretool die facturen, declaraties en andere financiële documenten automatisch controleert op een groot aantal fouten en kenmerken van vervalsing. Kenmerken die met het blote oog te zien zijn. Of veel tijd in beslag nemen om handmatig te controleren.

DOCSS heeft vele ingebouwde controles. Denk hierbij aan:

• Heeft u te maken met een bestaand bedrijf?
• Zijn belangrijke velden aanwezig zoals KvK-nummer, IBAN en BTW-nummer?
• Hoort de bedrijfsnaam bij het opgegeven IBAN?
• Zijn er afwijkingen in de opbouw en layout?
• Welke lettertypes zijn gebruikt?

Ook is het mogelijk om controles te personaliseren. Denk hierbij aan een koppeling met:

• Eigen (interne) grijze/zwarte lijsten
• Databases met voor u bekende namen & (identificatie)nummers

Het DOCSS-rapport is binnen enkele minuten gegenereerd. In dit rapport ziet u in één oogopslag:

• Wat de uitkomst is;
• Hoeveel kritieke en kleinere onregelmatigheden zijn gevonden;
• Hoe volledig de factuur is;
• Welke kritieke controles zijn uitgevoerd (en hun uitkomsten)
• Welke kleinere onregelmatigheden zijn aangetroffen

Dit rapport ontvangt u op een mailadres naar keuze of op een andere wijze indien gewenst.

U kunt handmatig facturen uploaden via onze beveiligde omgeving die in uw huisstijl is opgemaakt. Zo kunt u direct beginnen zonder afhankelijk te zijn van IT-support.

Onze DOCSS-portal helpt bij een snelle afhandeling: zo kunt u documenten rechtstreeks slepen vanuit bijvoorbeeld uw email-bijlage. Ook is het mogelijk om meerdere documenten in één keer te versturen.

Voor nóg meer gemak en bij grotere aantallen kunt de documentcontrole volledig automatiseren. Maak dan gebruik van onze API-koppeling. In veel gevallen is (enige) support van uw IT-collega’s nodig. Uiteraard ondersteunen wij u hier volledig hierbij.

Ieder bedrijf heeft een andere samenstelling van klanten, leveranciers en medewerkers. Ook veranderen omstandigheden over de tijd.

Daarom zijn alle DOCSS-controles configureerbaar: U bepaalt wanneer u een document verder wil onderzoeken. Daarom evalueren wij doorlopend met u de uitval en uitkomsten van DOCSS.

Zo haalt u het maximale uit de controle van uw documenten.

DOCSS voorziet u in overzichtelijke managementinformatie met daarin (week)cijfers en trends over langere termijn.

De rapportages zijn in beginsel in PDF-formaat, maar dashboards  met real-time informatie zijn geen enkel probleem.

Wij vinden zinvolle rapportages belangrijk. U moet hier immers beslissingen op baseren en uw beleid en strategie bepalen. Daarom stemmen wij de inhoud en vorm doorlopend met u af.

U krijgt uw eigen vaste contactpersoon en aanspreekpunt bij Leissner & Van der Molen.

Deze collega is inhoudelijk deskundige op het gebied van documentfraude én technisch uitstekend onderlegd. Hij of zij zal met u meedenken in de breedste zin van het woord: van technische vragen over DOCSS tot een actieve bijdrage in het vormgeven van beleid en strategie.

Kortom: een allround sparringspartner bij de ambitie om factuur- en documentfraude nog beter op te sporen en terug te dringen.