Het belang van een KvK-nummer en andere factuurkenmerken

Vaak zien bij valse facturen ontbrekende kenmerken. Wij zien bijvoorbeeld dat 15 tot 20 procent van de facturen géén KvK-nummer aanwezig bevatten. Dat is een vrij cruciaal gegeven want het geeft jou als (potentiële) koper de mogelijkheid om te controleren met wie jij zaken doet.

Wat kun je controleren met een KvK-nummer?

Zie bijvoorbeeld dit artikel waarbij er sprake was van een vervalste factuur en de zogenaamde verkoper al drie jaar niet meer bestond.

Onze DOCSS-applicatie controleert standaard bij iedere factuur of een bedrijf (nog) bestaat. Staat er geen KvK-nummer op? Dan gaat DOCSS zelf op zoek naar het bijbehorende KvK-nummer. En voert de controle alsnog uit.

Waar moet een factuur aan voldoen?

Dit betekent niet dat een onvolledige factuur direct een valse factuur is. Sterker nog: veel facturen die wij tegenkomen voldoen niet aan álle vereisten die de belastingdienst stelt aan de facturen.

Voorkom verwarring en zorg ervoor dat jouw factuur wél voldoet aan de eisen van de belastingdienst. Wat moet er volgens hen op een factuur staan?

  1. De bedrijfsnaam van de verkoper/dienstverlener én van de koper/afnemerVermeld in dit geval de juridische naam. Handelsnaam mag ook, maar dan moet dit wel horen bij het adres zoals het bekend is bij het KvK-register.
  2. Het volledige adres van de dienstverlener en van de afnemer. Dit moet het feitelijke vestigingsadres zijn en niet alleen maar een postadres (zoals een postbus).
  3. Het btw-nummer. Dit is het nummer met ‘NL’ ervoor.
  4. Het KvK-nummer.
  5. De datum waarop de factuur is uitgereikt (factuurdatum).
  6. Een factuurnummer. Factuurnummers van dezelfde dienstverlener moeten uniek zijn. Laat de nummers dus elkaar opvolgen bij iedere nieuwe factuur.
  7. Een eventuele leverdatum, uitvoerdatum of betaaldatum.
  8. Het totale bedrag, exclusief btw.
  9. Het btw-bedrag apart.
  10. Het totale bedrag, inclusief btw.
  11. Alle geleverde goederen of diensten en hun eenheidsprijzen.
  12. Lever je goederen of diensten met verschillende btw-tarieven? Dan zul je deze moeten uitsplitsen.

De belastingdienst maakt uiteraard uitzonderingen. Denk hierbij aan de zogeheten vereenvoudigde facturen. Bij o.a. facturen van maximaal 100 euro hoeft de dienstverlener maar enkele kenmerken op te geven.

Wees alert op uw financiële proces zoals facturering. En zorg dat u op de hoogte blijft. We publiceren regelmatig over fouten en fraude met facturen & declaraties.

Over Leissner & Van der Molen

Leissner & van der Molen helpt organisaties om hun kwetsbare financiële processen te verbeteren. Dit doen zij door fouten en fraude inzichtelijk te maken, te voorkomen én op te lossen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

For security, use of Google's reCAPTCHA service is required which is subject to the Google Privacy Policy and Terms of Use.

I agree to these terms.